诊所小物资少,就不用信息化管理了?
当整个医疗行业都在进行信息化升级的时候,有的诊所老板却以诊所规模小、好管理为由,固守传统经营方式,但是单靠人力管理一家诊所,同使用诊所管理系统带来的效益相比,可以说是吃力不讨好。
从患者就诊流程看,线上提前预约挂号比现场排队挂号用户体验更好;从患者诊后管理看,系统统一触发短信发送提醒比靠医生逐个发短信、打电话更要事半功倍。而且,随着精细化管理理念的不断深入,人工显然无法满足,采用诊所管理系统成为必然。
下面以诊所库房管理为例,说一说诊所管理系统如何完胜人工。
(资料图片仅供参考)
01
建立标准化流程,方便物资追溯
诊所库房靠人工管理,不仅投入时间多,还可能出现错记、漏记等情况,比如在物资申领环节,人工登记物资采购量、出库量,无法保证数据的真实、准确。而且单靠人工管理难免出现盘点不到位的情况,出现存货过剩以及偶尔缺货的问题,造成资源浪费或者影响诊所运营。
诊所借助管理系统可以根据需要制定入库、出库审核等流程,全部在线申请、审批,只要在入库时准确填写物资信息,系统就可以实时更新库房数据,实现对药品耗材进销存的统一管理,所有物资的入库、出库均有明确的流程记录,让物资流向有迹可循,提高管理效率的同时,防止因跑冒滴漏造成的额外支出。
02
建立预警机制,提高管理效率
建立起信息化的物资管理流程,可以节约人力,提高入出库的效率。而物资的库存管理水平直接影响着物资的流通,因此需要对物资的流通环节进行有效管理,确保在有效期内及时进行调度,确保物资价值的实现。
1.效期预警
诊所办理物资入库时,会通过系统登记物资的使用效期,系统会根据已录入信息以及预警设置时间自动发出提醒信息,让管理员可以关注到即将过期物资,并优先使用效期临近的药品耗材,减少物资浪费。
效期预警
2.库存预警
管理员可以提前通过系统设置好补货提醒,当现有库存消耗至补货点时,系统会自动发出补货预警并推荐补货量,让管理员既能及时补充物资,还能保证是一个相对合理的采购量,不至于因为采购量过大导致药品物资过期。
库存预警
3.毛利预警
医疗物资、药品是诊所的主要营收,为保证诊所正常营收,需要及时关注药品、物资毛利。诊所管理系统可以根据物资录入时的进价、销售价,自动计算毛利,如果有亏损会直接在系统首页发出提醒,便于诊所更好地管理物资成本。
03
统计报表功能,快速查看物资信息
诊所老板每月、每季度都要查看药品、物资的进销存情况,传统诊所管理需要人工整理某时间段内的所有表格,费时费力,而且在统计过程中也容易因为时间紧任务重,出现错误。
现在,诊所管理系统的统计功能模块,支持统计报表功能,无论是采购管理报表、发退药报表、药品耗材的销售情况,都能自动快速生成,比如通过出入库业务汇总表、领用汇总表等,可以清晰追踪某段时间内的业务状况,以及各科室的物资领用详情,方便库房统计以及财务核对,也有助于诊所管理者及时做出经营策略调整或预算调整。
诊所借助管理系统有助于解放人力,提升工作效率与准确性,一定程度上也实现了诊所的规范化、标准化服务,提升诊所医疗服务整体效能。
文章所有数据均为测试数据。
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